Советы по работе со средствами массовой информации

С другой стороны, специальные мероприятия сами по себе также представляют интерес для представителей средств массовой информации: некоторые проекты попадают на страницы федеральных изданий, некоторым уделяют внимание журналисты индустриальных СМИ, но, в любом случае, практически каждый ивент может тем или иным образом заинтересовать СМИ.

Однако для того, чтобы выжать максимальную выгоду из работы со средствами массовой информации, недостаточно просто заявить о себе. Организаторам мероприятий в рамках каждого проекта приходится вести планомерную и целенаправленную работу, чтобы повысить эффективность своего взаимодействия со СМИ. В сегодняшнем материале мы дадим несколько полезных советов, которые помогут использовать возможности, связанные со средствами массовой информации, наиболее успешно.

Во-первых, необходимо понимать, что нет смысла платить за то, что можно получить бесплатно. Речь здесь, в первую очередь, о проплаченных материалах и новостях в СМИ. Да, иногда без финансовой поддержки не обойтись, но при этом большинство мероприятий сами по себе являются информационными поводами, и при правильной подаче журналисты сами захотят о них написать. Правда, здесь есть и обратная ситуация: лично автору настоящего материала приходилось несколько раз сталкиваться с ситуацией, когда представители средств массовой информации (региональных) в буквальном смысле вымогали деньги у организаторов мероприятия за публикацию материала об их проекте. При подобном развитии событий есть только два варианта: соглашаться или не соглашаться, - но никаких рекомендаций здесь мы, увы, дать не можем, так как вопрос крайне тонкий и индивидуальный.

Также очень важно вникнуть в механизмы, согласно которым работают средства массовой информации. Через журналистов проходит масса всевозможной информации ежедневно, из которой они в теории выбирают то, что представляет наибольший интерес их аудитории, но на деле все не совсем так. Дело в том, что есть еще и определенные правила подачи информации в СМИ. К примеру, уже давным-давно придуман и успешно используется формат пресс-релиза, поэтому не стоит заново изобретать велосипед. Не редко организаторы, пытаясь выделиться на общем фоне, высылают в редакции супер-креативные материалы, но при этом совершенно неинформативные и нечитабельные. Следует помнить, главное для СМИ в данном случае (при первичном контакте с журналистами) - это информация, причем информация поданная в максимально короткой форме.

Далее представим, что нам удалось привлечь внимание средств массовой информации, и они готовы посетить наше мероприятие. Было бы ошибкой посчитать это большим успехом, и забыть про представителей СМИ, ведь наша цель - не само их посещение, а опубликованные материалы. Плюс, журналисты приходят не просто смотреть, а работать, что также очень важно понимать, и от этого, в том числе, тоже будет зависеть итог.

Поэтому требуется создать на мероприятии максимально удобные условия для работы представителей СМИ. Здесь на сцену выходит такое понятие, как "пресс-центр". Этим словом сегодня могут назвать что угодно - от пары столов у входа в выставочный центр до девушки, раздающей брошюры. По сути, реализация пресс-центра во многом зависит от масштабов мероприятия, его формата, продолжительности и ряда других важных факторов. К примеру, в рамках выставки, которая длится несколько дней, имеет смысл выделить для работы пресс-центра отдельную площадь, где журналисты не только смогут получить свежую информацию, но и где смогут, например, выйти в Интернет или просто поработать за компьютером. В рамках же мероприятий меньших масштабов нечто подобное также должно присутствовать, причем роль пресс-центра на совсем маленьком ивенте может выполнять и один человек, но он должен быть четко соориентирован на эту задачу и заниматься только ей, будучи готовым в любой момент придти на помощь тому или иному журналисту и ответить на тот или иной вопрос.

Кроме того, в задачи пресс-центра входит следующее: 

• снабжение представителей средств массовой информации всеми необходимыми материалами, включая графические и текстовые материалы, детальную программу мероприятия, освещение важных деталей мероприятия с точки зрения организатора;
• предоставление условий для работы журналистов в условиях мероприятия, если это необходимо;
• предоставление каких-то дополнительных бонусов: к примеру, довольно часто в рамках пресс-центров крупных ивентов можно увидеть небольшой кафетерий, где продают кофе; это дает дополнительный сервис и улучшает имидж мероприятия в глазах представителей СМИ.

Еще один момент, связанный именно с крупными мероприятиями, которые длятся несколько дней и в рамках которых происходит много интересных событий, заключается в том, что организатор должен помогать журналистам ориентироваться в том, что происходит на мероприятии. Если изучить опыт флагманских ивентов в различных индустриях, то их организаторы, как правило, снабжают СМИ пресс-релизами по каждому важному поводу, будь то анонс знаковых продуктов или круглый стол с ведущими экспертами, плюс по итогам каждого дня также выпускается пресс-релиз.

Кроме того, важно, чтобы участники мероприятия также принимали участие в работе со СМИ. К примеру, если в нашей выставке принимают участие несколько десятков компаний, то организатору имеет смысл взять под контроль их общение с журналистами, но не в плане цензуры или чего-то подобного, а в плане менеджмента. К примеру, неплохой идеей будет аккумулировать пресс-релизы и другие материалы для прессы, исходящие от участников, в рамках пресс-центра мероприятия: так будет удобнее всем - и участникам и представителям СМИ.

Еще один совет для организаторов как крупных, так и небольших мероприятий заключается в том, что организатор всегда должен предлагать журналистам возможность эксклюзива. Например, от возможности пообщаться один на один с приглашенным гостем, обладающим громким именем, не откажется практически ни одно средство массовой информации. Или же от возможности первыми написать о громком анонсе. Разумеется, организатор не продает гарантию этого в одни руки, он просто дает возможность: к примеру, в рамках ивента можно собрать пресс-конференцию с участием "звезд", куда будут приглашены все аккредитовавшиеся журналисты.

К слову, аккредитация - также важнейший элемент работы со СМИ в рамках специального мероприятия. Он помогает управлять этим сложным процессом, в первую очередь, дает эффективнейший инструмент по разделению представителей СМИ от обычных посетителей мероприятия.

В заключение же материала добавим несколько слов о том, что работать с представителями СМИ следует не только на мероприятии, но и вне его. Во-первых, в рамках взаимодействия на ивенте не всегда удается передать ключевую информацию во всей ее полноте, поэтому требуется также рассылать и пост-релизы по итогам мероприятия. Во-вторых, очень хорошо, когда на веб-сайте проекта присутствует раздел специально для представителей средств массовой информации: это позволит охватить их большее количество (не все смогли лично присутствовать на ивенте), а также поможет тому журналисту, который случайно что-то потерял из материалов или просто не успел получить тот или иной материал на самом мероприятии.