12 секретов организации идеального мероприятия

Кто хоть раз организовывал корпоратив, лонч продукта, пресс-конференцию знает – каждая мелочь имеет значение. Как все учесть, предвидеть и распланировать, при этом так, чтобы деньги были потрачены не зря, и мероприятие осталось в памяти участников?

Буквально на днях мы получили золотой SABRE за мероприятие, организованное для компании Bosch Green. Можно провести презентацию шуруповерта. А можно придумать и выстроить такую историю с шуруповертом в главной роли, что СМИ сами захотят о нем писать, звезды и гости будут увлечены действием на мероприятии, а жюри одного из престижнейших международных конкурсов отметит проект как лучший среди равных.

Секрет успеха мероприятия, как правило, зависит от сочетания трех факторов: яркой идеи, вдумчивого ее воплощения и четкой организации процесса.

1. Анализируйте контекст для бренда

Начать нужно с анализа релевантных кейсов конкурентов и других крупных российских и международных брендов. Это поможет выявить максимально соответствующий бренду подход и вектор для идеи – таким образом мероприятие однозначно будет работать на бренд.

2. Всегда исходите из сути бренда

Цель мероприятия независимо от его ЦА (сотрудники на корпоративе, журналисты на запуске нового продукта и др.) – произвести впечатление и остаться в сознании. В этом вам поможет грамотно разработанная креативная концепция мероприятия, которая отразит суть бренда – ведь только через эмоциональную связку с брендом можно вовлечь аудиторию в коммуникацию с ним.

3. Обеспечьте эйфорию

Кульминационный момент - незаменимая составляющая на мероприятии. Вау-эффект, эйфория и состояние восторга - заслуга кульминации, которая влияет на эмоциональный эффект от мероприятия.

4. Планируйте и назначайте ответственных

Не поленитесь разработать подробный road map, где будут учтены все этапы и детали подготовки мероприятия и зафиксированы ответственные за каждый этап.

5. Учитывайте сложность концепции при застройке площадки

При сложной концепции застройка занимает сутки. Учтите этот момент при составлении тайминга подготовки.

6. Подумайте о гостях

Продумайте перемещение гостей по площадке: рисуйте маршруты перемещения на плане и проходите их сами на площадке. Гости на мероприятии не должны ни скучать, ни толпиться.

7. Репетируйте

Не жалейте времени на прогоны, репетиции и саундчеки. Внесите это в тайминг подготовки. Так вы сведете к минимуму риск неожиданных провалов. 

8. Цените подрядчиков

Выстраивайте отношения с надежными подрядчиками – в кризисный момент они вам помогут, даже если изначально не вовлечены в проект. По каждой позиции продумайте запасной вариант подрядчика. 

9. Кормите осмысленно

Еда и напитки должны соответствовать концепции мероприятия. Например, спортивное мероприятие исключает алкоголь или сводит его к минимуму.

10. Фиксируйте договоренности

Несмотря на бешеный темп при подготовке мероприятий, не жалейте времени и фиксируйте письменно все договоренности с вовлеченными в проект сторонами. 

11. Ищите химию

Не ленитесь делать кастинги для всех, кто будет общаться с гостями мероприятия: промо-моделей, барменов, ведущих, музыкантов, диджеев и т.п. Внешность, стиль и манеры должны соответствовать стилистике бренда. На площадке между людьми должна возникнуть «химия».

12. Не паникуйте

Стресс и паника мешают рассуждать здраво. Все проблемы и ситуации решаемы!