Способы создания и отправки рассылки

Существует три метода отправки графической рассылки:

• Кодирование отдельных рассылок и их последующая отправка по адресным спискам.
• Использование программного обеспечения для рассылки, встроенного в систему управления контентом или CRM систему.
• Использование программного обеспечения, специализированного на создании рассылок.

Каждый из этих методов имеет свои преимущества и ни один из них не является совершенным. Ниже мы более подробно рассмотрим, что из себя представляет каждый из трех вариантов.

1. Отдельно закодированные шаблоны

Во многих крупных организациях каждая рассылка кодируется отдельно таким же образом, что и статические HTML страницы. Данный способ составления рассылки характерен для компаний с очень развитой интеграцией IT -отдела с отделом маркетинга и располагающей достаточными ресурсами для постоянного кодирования рассылок. Как правило, задача кодирования не может быть делегирована какому-либо другому отделу внутри организации.

Преимуществом индивидуально запрограммированных шаблонов является независимость от внешних поставщиков. Это означает, что контроль за информационной безопасностью находится в руках компании и обеспечивает работой сам IT- отдел. Однако, немаловажным фактором является полная зависимость отделов маркетинга, продаж и коммуникаций, занимающихся рассылками от ИТ отдела. При таком подходе, маркетинговые специалисты, не имеющие навыков работы с HTML кодом, не могут самостоятельно быстро редактировать и отправлять сообщения. К недостаткам этого метода можно также отнести ограничения возможностей мониторинга и централизованного управления адресными списками. К тому же, используемые серверные решения могут привести к перегрузке трафика корпоративных данных компании или попаданию в черные списки.

В силу того, что отдельно запрограммированные графические новостные рассылки характеризуются множеством проблем, зачастую они не функционируют как это предполагается, их мониторинг не всегда является полноценным, отсутствует функция управления адресной базой, а подписка и отписка обычно обрабатываются вручную, компании во многом выигрывают от использования программного обеспечения для данного email маркетинга, которое уже получило широкое распространение.

2. CRM - и CMS - программы

Многие современные CRM системы (Управление Взаимоотношениями с Клиентами) предоставляют возможность отправки рассылок адресатам, внесенным в список контактов. Многие системы имеют интегрированную функцию отправки текстовых сообщений, а часть из них позволяет отправлять и графические HTML- сообщения.

Преимущество использования подобного программного обеспечения заключается в том, что данные CRM системы, такие как адресные списки, остаются на собственных серверах компании, и все вопросы относительно информационной безопасности находятся под полным контролем компании. Использование как CMS, так и CRM систем часто характеризуется снижением затрат за счет того, что отправки рассылки осуществляется через собственные сервера.

В CMS и CRM системах возможность создания новостной рассылки часто предоставляется как легкое украшение в виде дополнительного модуля. Поскольку CRM и CMS системы специализируются на совершенно других задачах, они позволяют использовать лишь часть возможностей HTML- рассылок.

Например, шаблоны рассылок не проходят автоматическое тестирование, и, следовательно, корректность отображения рассылок в разных почтовых системах в большинстве случаев не идеально. Основным фактором риска от данного метода рассылки является использование собственных серверов компании. С точки зрения информационной безопасности разумно разделять сервера, используемые для корпоративных коммуникаций с серверами для рассылок.

3. Использование специализированного программного обеспечения

Специализированное программное обеспечение предоставляется на базе SaaS и, при наличии доступа к сети Интернет, используется в любом браузере. Использование специализированного программного обеспечения предпочтительней, поскольку принимаются во внимание все требования к практике email маркетинга, предусмотренные законом, как, например, ссылка, предоставляющая опцию отписки в любой момент времени.

Специализированные программы для email маркетинга автоматизируют типовые задачи, такие как управление адресными списками, форматирование медиа, процессы подписки и отписки и т.д.

Данный вид решений предоставляется возможность отслеживать эффективность рассылки в виде детальных отчетов, а также интегрировать дополнительные модули или же интегрировать саму систему со сторонними системами.

Техника, используемая для создания HTML рассылки

В силу того, что кодирование рассылки с нуля - процесс очень трудоемкий, особенно при высокой частоте ее выпуска, и подразумевает тестирование перед каждой отправкой, мы всегда рекомендуем использовать шаблоны для многоразового использования, оформленные в корпоративном стиле компании. При работе в заранее заготовленном шаблоне существует два типа редактора для создания рассылки:

1. WYSIWYG редакторы

Редактор WYSIWYG (WhatYouSeeIsWhatYouGet - что видите, то и получаете) позволяет изменять изображения, текст и, например, выбрать конкретный вариант стиля. Стили задаются в шаблоне заранее, что обеспечивает бренду сохранение своего стандарта. Сам процесс редактирования структуры рассылки в WYSIWYG редакторе не всегда прост и зачастую предполагает знания HTML.

2. Редакторы Drag&Drop

В настоящее время используется модульный метод создания шаблонов. Он предусматривает наличие определенных модулей шаблона, которые можно свободно перемещать и, таким образом, реорганизовывать формат рассылки. Выражаясь более простым языком, рассылка составляется из отдельных блоков, которые могут быть отредактированы по усмотрению пользователя. Помимо редактирования текста и изображений Вы также можете изменять структуру сообщения в зависимости от целевого назначения рассылки.

Независимо от используемых методов, важно продумать процесс составления email кампании от начала и до конца. Успешный email маркетинг требует систематического подхода (например, ежемесячные или еженедельные рассылки) и автоматизации, которая позволит в значительной мере сократить объем работы.