EVENT PR или событие, о котором узнают все

Мероприятие провели компания Prime Time Events & Catering и PR-агентство «Фабрика Новостей». Эксперты поделились своими идеями о том, как и зачем приглашать СМИ на корпоративные мероприятия.

Сегодня влияние рекламы на потребителя неумолимо ослабевает. Конечно, если вы торгуете конфетами или презервативами, то ролик на ТВ принесет результат. Но если ваш продукт или услуга сложнее, то одной рекламой не обойтись. Каждый из нас ежедневно просматривает газеты и журналы. Обращаете ли вы внимание на рекламные полосы? Скорее всего, вы их просто пролистываете. Если же вы видите название компании в новости, мнение эксперта фирмы или новость о проведенном мероприятии, вы автоматически про себя отмечаете, что такая фирма вообще есть на рынке и что дела у нее, по всей видимости, идут хорошо.

Реклама перестала работать

«Мы так устроены, что больше доверяем тому, что пишут в газетах и говорят по ТВ, если эта информация не сопровождается значком «на правах рекламы». Во многом эффективность рекламы снижается из-за того, что целевая аудитория понимает: эта информация проплачена. Поэтому безоговорочно доверять ей не стоит, - отмечает Святослав Белянский, руководитель проекта «Фабрика Новостей».

«В условиях конкуренции за хорошие новости компаниям достаточно сложно ежемесячно выдавать журналистам какие-то интересные пресс-релизы. А появляться в СМИ хочется. Выручить может необычный формат корпоративного мероприятия, тренинга, - рассказывает Лина Москвина, директор по маркетингу и продажам Prime Time Events & Catering. - Мы вместе с партнерами как раз сейчас развиваем те направления events, которых еще не было в России. Это синтез тренингов и корпоративных мероприятий (Train & Fun), например, или мероприятие, в котором могут участвовать несколько компаний сразу (Shared corporate party)».

Если такое мероприятие компании интересно для СМИ, то приглашение прессы - отличный повод заявить о себе потенциальным клиентам, а также напомнить  клиентам и партнерам, с которыми вы уже сотрудничаете. Даже упоминание в одном Интернет-СМИ может дать значительный эффект.

«Сегодня мы живем в совершенно другой информационной среде, нежели 5-10 лет назад. Новости из печатных изданий попадают в Интернет, копируются пользователями в блоги. Таким образом, их позитивный эффект многократно увеличивается. Помимо прочего, цитируемость и упоминание компании на сторонних сайтах увеличивает результаты выдачи в поисковых системах. Благодаря этому, рейтинг вашей компании в поисковиках повышается, - считает Оксана Курочкина, руководитель направления продвижения «Фабрики Новостей».

Позвать или не позвать?

Очевидно, многим понятно, зачем приглашать на мероприятие журналистов. Но приглашать их нужно не на каждое мероприятие. То, что вы сами считаете новостью, для СМИ может не представлять никакого интереса. Давайте разберемся.

Корпоративный праздник. Писать о нем журналисты вряд ли будут. Ну, разве только, если ваша компания называется «ГАЗПРОМ». Можно ли их пригласить на День рождения фирмы? Да. Если вы давно и долго общаетесь с прессой, то вы можете пригласить журналистов на юбилей компании или корпоратив по случаю Нового года в качестве гостей. Это станет выражением признательности за внимание, которое журналист уделяет компании.

Благотворительное мероприятие. Сегодня многие компании выстраивают социально ответственный бизнес и участвуют в благотворительных акциях и мероприятиях.

«Существует расхожее мнение о том, что говорить о благотворительности не принято, не прилично, нужно быть скромным и т.д. Все зависит от того, как об этом рассказать, - отмечает Лина Москвина. - Сегодня во многих изданиях, таких как, например, Деловой Петербург, Фонтанка.ру, есть целые разделы, посвященные благотворительности, и компании не стесняются там появляться. Поэтому приглашать журналистов, которые освещают подобные акции уместно и полезно, а проводить такие мероприятия стоит с особой деликатностью».

«Вероятность того, что о вашем мероприятии напишут в газетах очень велика. Просто не стоит думать, что это будет хвалебная песнь в честь вашей компании. Одного упоминания о ней в таком материале будет достаточно, чтобы это сыграло положительную роль для вашего имиджа, - отмечает Святослав Белянский.  

Подписание договоров.  Если контракт крупный, а партнер - известная на российском рынке компания, то такое мероприятие обладает высокой пиарабельностью. Конечно, в данном случае проходить такое мероприятие должно либо формально - на пресс-конференции или в конференц-зале или на официальном банкете, но никак не в кабинете директора с глазу на глаз.

Еще один повод - открытие офиса, филиала, бизнес-центра, которое всегда привлекает внимание прессы. Понятно, что к такому мероприятию надо подготовиться заранее, продумать, где будет размещен фуршет, куда провести гостей, кто будет вести мероприятие и т.п.

Тренируйтесь не как все

Еще одна форма потенциально пиарабельных мероприятий - тренинги. Конечно, не все тренинги для персонала могут быть интересны прессе. Но есть исключительные случаи. Если, например, форма проведения вашего тренинга уникальна и такого до вас еще никто не делал. Например, если ваши сотрудники для проверки командного духа отправляются на необитаемый остров или вы испытываете их навыки командной работы, предложив им управлять яхтой. Конечно, таких событий не много и пригласить на них журналистов иногда невозможно. В этом случае, если вы считаете, что в вашей компании произошло какое-то экстраординарное событие со знаком «+», с точки зрения HR, то можно написать пресс-релиз и разослать заинтересованным журналистам после мероприятия. «Безусловно, пиарабельность мероприятия зависит и от площадки, на которой проводится семинар или тренинг. Необычные интерьеры, залы, бренд привлекут к себе внимание журналистов светской прессы, - говорит директор отдела продаж отеля Golden Garden Ксения Безбородова.

Важные мелочи

Аккредитация журналистов

• Если вместимость зала не велика, ведение списка поможет прогнозировать количество приглашенных.
• Чтобы собрать актуальные данные о журналистах - издание, мобильный телефон и т.п.
• Чтобы отслеживать выходящие после мероприятия материалы.

Помните, что многие журналисты приходят без аккредитации. Ни в коем случае не отказывайте им в посещении мероприятия, иначе вы рискуете испортить отношения с этим журналистом раз и навсегда.

Раздаточные материалы

Позаботьтесь о том, чтобы у пришедших на мероприятие журналистов были все необходимые для написания заметки материалы. Краткое описание мероприятия, собственно новостная часть события, ньюсмейкеры с именами, фамилиями, должностями и фото. Краткая справка о компании. Раздаточные материалы помогут тому, чтобы название вашей компании и имена ее представителей появились в текстах без ошибок.

В ПОМОЩЬ ПИАРЩИКУ

Чтобы все были довольны:

• Рассылайте анонс примерно за 4-5 дней до мероприятия, а потом обзванивайте журналистов примерно за 1-2 дня до него. Если вы отправите анонс слишком рано, о нем все забудут. Если слишком поздно - не успеют внести мероприятие в свои планы.
• Рассылка анонсов должна быть индивидуальной. Лучше потратить больше времени, но написать каждому журналисту отдельное письмо. Это увеличивает ваш шанс на то, что приглашение будет принято. Никому не хочется получить спам-расылку и оказаться в числе сотен, кого пригласили на мероприятие.
• Не шлите анонсы кому попало. Многие пиарщики используют в своей работе одну и ту же базу рассылок. Мы советуем вам сформировать базы на все случаи жизни. Для разных типов новостей. Рассылая анонсы и новости на любую тему одним и тем же журналистам, вы рискуете получить обратный эффект. Людям надоест получать от вас письма, которые не соответствуют тематике их журналистской деятельности.
• Используйте социальные сети. Если у вашей компании, вашего пиарщика есть блог, микроблог, профиль в социальных сетях, его можно использовать как дополнительное средство привлечения внимания прессы и клиентов к событию. Те, кто сегодня обладают достаточным количеством подписчиков могут без труда собрать аудиторию на мероприятие. По оценке PR-агентства «Фабрика Новостей» через 3-5 лет доля тех журналистов и пиарщиков компаний, которые используют соцсети не только для организации мероприятий, но и для предоставления комментариев дойдет до 50-60%.