10 подводных камней после выбора подрядчика по интернет-маркетингу

После того как тендер завершен и подрядчик по интернет-маркетингу определен, может создаться впечатление, что самое сложное уже позади, однако это не совсем так, на этом этапе могут возникнуть определенные вопросы и подводные камни, которые в отдельных обстоятельствах смогут сделать невозможной дальнейшую работу.

1. Как организовать внутреннее согласование договора быстро и без проблем?

Как правило, согласование договора это один из самых проблемных пунктов для любого маркетолога, т.к. на этом этапе могут возникнуть вопросы, не относящиеся напрямую к его компетенции, однако без их решения построить взаимодействие с подрядчиком невозможно.

В большинстве компаний процесс согласования и утверждения договора регламентирован, если в вашей компании это не так, то позаботьтесь самостоятельно, чтобы договор до его подписания проверили и осмотрели все ответственные:

• директор по маркетингу;
• финансовый директор;
• главный бухгалтер;
• юрист или сотрудники, ответственные за заключение договоров.

Это позволит минимизировать проблемы на этапе подписания.

Если же процесс согласования договора регламентирован и даже установлены сроки на проверку договора – не ограничивайтесь отправкой письма этим сотрудникам – распечатайте договор и лист согласования и найдите 5-10 минут обсудить с каждым ответственным его содержание и появившиеся вопросы.

Не принимайте в качестве правок к договору вопросы и замечания, не дополненные конкретными предложениями по исправлению формулировок документа. 

Действуйте по правилу: отвергаешь – предлагай.

2. Как договориться по спорным формулировкам?

После согласования договора внутри компании процесс согласования еще не закончен, т.к. могут возникнуть спорные пункты со стороны подрядчика.

В случае возникновения таких пунктов следуйте следующим рекомендациям (в порядке приоритетности):

• определите, есть ли разногласия по существу или вопрос касается только формулировок;
• если разногласия есть – выпишите интересы каждой из сторон по спорному пункту (интересы – это не позиция, а то, что лежит в ее основе);
• попросите каждую из сторон предложить устраивающую всех формулировку;
• разработайте компромиссный вариант спорной формулировки;
• организуйте личный контакт ответственных лиц и при необходимости выступите в роли модератора.

3. Как не попасть на НДС?

Перед началом работы важно узнать – является ли ваш подрядчик плательщиком НДС или нет. Если подрядчик не является плательщиком НДС, то вы должны понимать, что это не выгодно для вашей компании – фактически ваша компания будет терять 18% от каждого платежа такому подрядчику.

4. Какие схемы оплаты бывают?

Схема оплаты – это один из ключевых моментов, указываемых в договоре, т.к. именно от нее зависит – на основании чего будет начата работа (факт заказа) и произведена оплата произведенных работ;

Предоплата – факт заказа:  оплата на основе выставленного счета;

Предоплата с отсрочкой платежа – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – в течение N дней после начала работы;

Лимит задолженности – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – произвольно в течение срока работы по принципу «пополнения баланса»;

Постоплата – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – в течение N дней после получения закрывающих документов.

5. Предоплата или постоплата?

Хороших и плохих схем оплаты не существует, однако в зависимости от тех или иных особенностей компаний, им могут подходить или не подходить различные схемы оплаты:

Предоплата. Подходит тем, у кого:

• строго зафиксирован рекламный бюджет;
• нет необходимости кредитного плеча;
• сроки оплаты счетов позволяют организовать запуск в приемлемые сроки.

Предоплата с отсрочкой платежа. Кому подходит?

• Всем, кому подходит предоплата, но срок запуска должен быть раньше, чем есть возможность организовать оплату

Предоплата с лимитом задолженности. Кому подходит?

• Если нет планирования рекламного бюджета на месяц;
• Если необходимо частое пополнение рекламного баланса.

Постоплата. Кому подходит?

• В случае если необходимо кредитное плечо;
• Если есть бюджетирование рекламного бюджета на месяц.

6. Закрывающие документы – что нужно про них знать?

К закрывающим документам относятся акт выполненных работ и счет фактура. Акт выполненных работ делается в двух экземплярах для каждой из сторон и является официальным подтверждением того, что услуга выполнена и принята заказчиком. Счет-фактура необходим бухгалтерии для расчета НДС и является важным для бухгалтерии заказчика документом.

Для маркетолога закрывающие документы являются очень важным инструментом, с помощью которого можно организовать контроль работы подрядчика. Как правило, большинство подрядчиков прописывают в договоре пункт про акты выполненных работ, в котором указан срок приемки работ «по умолчанию», т.е. при отсутствии претензий,  со стороны заказчика, в обозначенный срок работы считаются оказанными с надлежащим качеством и принятыми. В случае если у вас есть претензии по качеству работ – вы можете использовать это в своих целях, однако, чтобы этот механизм работал, нужно:

• указать свои контакты для отправки документов;
• ежемесячно контролировать поступление закрывающих документов;
• в случае наличия претензий по качеству – писать их на официальном бланке с печатью и после получения закрывающих документов и отправлять на официальные адреса.

7. Конфиденциальность – как не превратить NDA в формальность?

Часто маркетологи заключают NDA (соглашение о конфиденциальности), однако не все знают нюансы, которые позволят в дальнейшем добиться работы этого соглашения:

• в соглашении должна быть перечислена информации, которая может относиться к конфиденциальной;
• в соглашении должна быть установлена конкретная материальная ответственность за нарушение режима конфиденциальности;
• вся информация, которая передается в режиме конфиденциальности,  должна быть снабжена грифом «Конфиденциально».
• Без учета этих нюансов Соглашение о конфиденциальности может превратиться  в формальность.

8.  Текущие задачи и рабочая коммуникация

Обычно в ходе работы вам необходимо постоянно ставить подрядчику определенные задачи по рекламной кампании: исправить цены в объявлениях в Яндекс.Директ, отключить рекламу в связи с проблемами в работе сайта, добавить новые объявления по акции и пр.

Таких задач может быть от 1 в месяц до десятков задач в день, при этом, чаще всего, коммуникация происходит по почте, что приводит к тому, что рано или поздно вы сами начинаете забывать – какие задачи и с какими сроками поставили.

Для удобства не обязательно устанавливать программы task-manager, можно решить вопрос с помощью простой таблицы, выложенной  в общий доступ, где указано:

Задача. Плановый срок. Фактический срок.

Наличие такой информации позволит не тратить лишнего времени на коммуникацию.

9. Регулярная отчетность

Наряду с текущими задачами, которые возникают в ходе работы, есть также и плановые работы, сроки по которым известны заранее (в начале месяца). К таким работам в первую очередь относится текущая отчетность по рекламной кампании.

В большинстве случаев  для эффективной работы достаточно не более трех видов отчетов:

• ежедневный отчет – включает плановый и фактический KPI рекламной кампании за день, план действий в случае его невыполнения;
• еженедельный отчет – включает информацию по динамике расходования бюджета, выполнения KPI на месяц, а также может включать подробную статистику и аналитику по рекламным материалам;
• ежемесячный отчет – содержит плановый и фактический KPI на месяц, отчет о работах за месяц, план работ на следующий период и подробную аналитику.

Чтобы эффективно работать с отчетами:

• ведите график отчетности и следите, чтобы подрядчик его выполнял;
• введите стандартный алгоритм наименования отчетов, например: «Ежедн_ДД_ММ_ГГ», «Еженед_2 недели_ММ_ГГ» и т.п.;
• храните отчетность в одной папке;
• анализируйте каждый отчет и ставьте задачи подрядчику.

10. Как оперативно решать проблемы?

Перед тем как начать работу  -  узнайте контакты руководства своих непосредственных контактных лиц по договору  –  держите их в копии по приоритетным задачам и пишите им, если видите проблемы во взаимодействии. Не злоупотребляйте данными контактами и не ставьте в копию по любым вопросам – иначе это девальвирует ценность подключения руководства к вопросу и рано или поздно приведет к тому, что вам понадобятся контакты более высокого уровня.