Переход к открытым коммуникациям: восемь шагов

Несмотря на очевидные достоинства, переход на открытые коммуникации зачастую даётся компаниям непросто – слишком много стереотипов приходится при этом ломать. Сандра МакКанн из Westford предлагает разбить всю процедуру на восемь шагов. Это позволяет избежать резких движений и минимизировать давление на участников проекта.

Понять, зачем это нужно

«Меня вполне устраивает существующая электронная почта», – так или примерно так скажут и лидер проекта, и остальные его участники. А это означает, то явная мотивация к изменениям отсутствует, поскольку «всё и так работает». Даже если все признают потенциальную пользу открытых коммуникаций, то наверняка считают их отсутствие не самой главной задачей, требующей немедленного решения.

И так будет до тех пор, пока лидер проекта не сможет внятно сформулировать ряд проблем, возникающих из-за применения закрытых форм обмена информацией. Например, вспомнить случаи, когда к обсуждению попросту забыли подключить тех, кто наиболее заинтересован в решении вопроса. Или привести примеры закрытых совещаний, на что обиделись те, кого по каким-либо причинам не пригласили.

Разумеется, у каждого проекта есть своя специфика, поэтому каких-то предметных рекомендаций тут быть не может. Важно только понимать, что начинать движение в сторону открытости можно только после того, как сам лидер будет уверен, что это необходимо сделать и сможет убедить в этом остальных.

Определить стартовую команду

После того как лидер убедил самого себя, ему следует приступить к поиску единомышленников – участников, которые разделяют его позицию и готовы начать переход хоть сейчас. Их не потребуется ни уговаривать, ни принуждать.

Очевидно, что в любом проекте есть люди, которые воспримут переход к открытым коммуникациям резко негативно. Они присоединятся только тогда, когда увидят, что новшество идёт на пользу совместной работе и не противоречит их личным амбициям. Заставлять их не следует – принуждение в Open Source никогда не может привести ни к чему хорошему.

Начать переход на открытые коммуникации следует с формирования небольшой группы. Желательно, чтобы в неё входило несколько руководителей направлений. Стартовый состав должен быть максимально разнообразным, в том числе и по отношению к лидеру – ему не стоит включать в него только своих личных друзей.

Сформировать стратегию

Работа стартовой команды принесёт первые реальные вызовы. Лидеру следует позаботиться о том, чтобы как-то преодолевать сопротивление скептиков. Понимая при этом, что устойчивость к любым изменениям свойственно человеческой природе и сопротивление наверняка будет.

Если команда подобрана правильно, то уже на самых начальных этапах деятельности она поможет определить основные проблемы и предложить методы их решения. Причём самой первой темой открытого обсуждения наверняка станет сама открытость.

И это будет очень сильным ходом – сделать открытыми обсуждения перехода на открытые коммуникации. Например, размещать на общедоступных площадках всю информацию о прошедших встречах и возникших на них дискуссиях. Не исключено, что некоторые скептики смогут предложить что-то интересное и тем самым станут более лояльны к предстоящим переменам.

Преодолевайте сопротивление

В любой организации есть какие-то собственные причины, по которым использование открытых коммуникаций может быть нежелательным и встречать серьёзную критику. Например, есть некая засекреченная информация, доступ к которой должен быть ограничен по достаточно веским причинам.

В данном случае решением проблемы может стать правило, согласно которому открывается любая информация, за исключением той, общедоступность которой вредит организации или участвующим в проекте людям. Причём необходимость сокрытия данных должно доказываться в каждом конкретном случае.

Второе возражение заключается в том, что открытые дискуссии могут продолжаться вечно, никогда не приводя к окончательному решению. Это действительно серьёзный аргумент, несмотря на то что реальное число постоянных участников обсуждений, как правило, не так велико, как это кажется на их ранней стадии.

Тем не менее, публичные обсуждения всегда замедляют процесс принятия решения. Этот факт следует признать.

Однако, нельзя забывать, что принятие решения – это только небольшая часть пути. Основная работа – выполнение принятого решения. И вот тут проявляется вся сила открытых коммуникаций, поскольку в процессе обсуждения уже формируются команды и определяются правила взаимодействия между ними. Поэтому потраченное время будет скомпенсировано на более важных этапах.

Выбирайте инструмент

Сама Сандра МакКанн считает этот шаг необязательным. По сути, любой инструмент для коммуникаций может быть частью как открытой, так и закрытой системы. Например, электронная почта. Достаточно перестать ограничивать участие в рассылках, и закрытый инструмент превратится в открытый.

Или заседания. Если принять правило, согласно которому все протоколы должны быть опубликованы на доступных площадках, то и эта форма становится открытой.

Разумеется это не означает, что технической стороне вопроса не следует уделять никакого внимания. Например, таким образом можно сделать сторонниками открытой модели радикальных технократов, которых интересует только код – достаточно поставить перед ними задачу усовершенствования уже существующих форумов.

Но переоценивать роль технических средств не стоит. Если нет возможности создать идеальное, можно использовать те, что есть.

Готовьте запуск

Когда при помощи стартовых команд будет ослаблено сопротивление скептиков, необходимо составить план перехода. Причём не приблизительный, а календарный, опирающийся на уже работающие системы.

Исходить следует из того, что некоторые группы можно быстро перевести на открытые коммуникации, а на другие придётся потратить значительно больше времени. Если с самого начала поставить перед собой слишком оптимистичные цели, то весь проект может оказаться под угрозой.

Важно установить ясный всем порядок работы системы открытых коммуникаций. Например, точный сроки публикации протоколов заседаний. Или максимальное время ожидания ответа от руководителей групп в соответствующих публичных дискуссиях.

Наконец, если принято решение применять какие-то новые инструменты, то они должны быть готовы и тщательно протестированы. Причём, не только единомышленниками, но и скептиками.

Запускайте

После перехода на открытую модель коммуникаций можно подводить итоги и оценивать результаты. Что же будет получено?

Во-первых, в распоряжении предприятия оказывается постоянно действующий «архив мыслей и идей». Обратится к нему может любой участник проекта в любое время.

Во-вторых, у участников появляется чувство вовлечённости и сопричастности. В конечном счёте они начинают воспринимать себя «собственниками» конечного результата.

В-третьих, охват становится действительно глобальным. Обсуждения не зависят от часового пояса и географии.

В-четвёртых, полезная для организации информация поступает не только от непосредственных участников конкретного проекта. Идеи возникают у людей, не входящих в основную команду.

Конечно, до идеала ещё далеко и сопротивление инновациям остается. Но со временем скептиков будет становиться всё меньше.

Поддерживайте

Открытые коммуникации – одна из важнейших составных частей стратегии компании. И она нуждается в постоянном внимании и уходе со стороны лидеров проектов.

Хотя, безусловно, переход можно считать полностью успешным, если открытые коммуникации будут сохранятся даже при уходе их создателя из организации. То есть, когда в них будут заинтересованы все участники.