Как не опрокинуть тендер?

Любой тендер предполагает встречные желания агентства и клиента. Агентство хочет работать с клиентами, нацеленными на результат, клиент же намерен за меньшие деньги получить идеальное исполнение брифа.

Сегодня на рынке обитают порядка 7 000 агентств, оказывающих услуги интернет-разработки с солидным разбросом цен. От чего зависит успех тендера и что делать, чтобы тендер стал успешным? Вот советы клиенту от директора агентства.

Что нужно сделать клиенту при подготовке тендера?
- Проанализируйте рынок (всегда есть возможность взглянуть на рейтинги и покопайтесь в кейсах, дабы проверить, не обманывают ли рейтинги).
- Выбрав агентство по кейсам, позвоните его клиентам и послушайте отзывы.
- Сделайте шорт-лист.
- Соотнесите свой проект с возможностями и способностями приглашаемых агентств.
- Наметьте реальные сроки на подготовку проекта. Оптимальный минимум - 2 недели. В противном случае вы получите сырой эскиз. Не стоит руководствоваться принципом «если хотят, то сделают»: для хорошего агентства ваш тендер - не единственный, агентство всегда анализирует свои шансы на победу.
- Сопоставьте будущий бюджет проекта и затраты, требуемые от агентства на тендер.
- Не берите агентство в юридические «клещи». Если для выполнения проекта на 500 000 рублей клиент вы потребуете список документов на два листа, включая заверенные справки арбитражного суда и т.п., скорее всего приличное агентство откажется от участия в тендере.

Отдельная история - бесплатные тендеры. Для их успешного проведения нет лучшего способа мотивировать агенство, чем показать ему награду за победу. Если агенство видит, за что оно берется, у вас будет хорошая концепция на тендер, даже если вы ее не просите. Подписывайте NDA c агентством и раскрывайте бюджет проекта.

На что стоит обратить особое внимание при получении предложений?
- На качество оформления коммерческого предложения - это визитная карточка агентства.  Если предложение качественно не только по содержанию, но и по оформлению, у вас больше шансов получить хороший продукт.
- Перед принятием решения об участии в тендере необходимо оценить собственные финансовые возможности.
- Нужен позитивный контакт компании с агентством. Нередко бывает, что контактирующий с агентством отдел компании выполняет лишь волю начальства, а реально желает работать совершенно с другими людьми. Особенно часто это касается налаженных отношений с техническими службами.  Если есть возможность разделить работу с этими организациями, стоит на это пойти.

Что и как сравнивать в предложениях от агентств?

Выбор по наименьшей цене чреват проблемами.  На пользу же пойдут следующие сравнения:
- стоимость часа одинаковых специалистов
- трудозатраты на типовые работы
- составляющие добавленной стоимости
- гарантийные обязательства

Остерегайтесь агентств-хитрецов, которые, выставив для ТЗ базовый список сервисов, «понимают» суть этих сервисов «по-своему».

Чего категорически не стоит делать при проведении тендеров?
- требовать срочных ответов, решений и предложений;
- созывать 15 разных агентств;
- проводить безрезультатные тендеры;
- не платить за идеи и эскизы;
- собирать идеи одних, реализовывать их с другими, не выкупая права;
- не идти на контакт, не отвечать на вопросы.

Агентства имеют право задать вопрос о причине проведения тендера (невнятная причина часто бывает и причиной отказа от учатия в тендере), осведомиться о количестве приглашенных «игроков», уточнить дэдлайны и этапы процесса проведения тендера, справиться о том, платный тендер или нет, а также прояснять условия тендера, в том числе и NDA.

Агентства также имеют право доступа к системе оценки предложений, они должны знать о сроках подведения итогов тендера и причинах проигрыша.

Западные компании не только дублируют ответы на вопросы всем участникам тендера, но и информируют всех о результатах, причем происходит это нередко в присутствии журналистов. У российских компаний такая прозрачность вызывает шок. А наши агентства остаются в полном неведении относительно того, почему их талантливую работу не приняли.