Контроль торговых точек в регионах

Поставщикам печатной продукции, чтобы выиграть в конкурентной борьбе, нужно не только открыть торговые точки в региональных супермаркетах, но и обеспечить их качественную работу. В связи с этим остро встает вопрос, как проверять работу удаленных точек.

Собственные региональные точки ЦДП сегодня присутствуют в 28 российских городах. Такое экстенсивное развитие регионов с июля прошлого года позволило нам увеличить региональный товарооборот более чем в 3 раза. Открытие собственных точек явилось началом системной работы по осуществлению контроля.

Что такое контроль? Это процесс, обеспечивающий достижение компанией поставленных целей и состоящий из трех основных элементов.

1. Установление стандартов деятельности компании, подлежащих проверке (мы должны стандартизировать и понять, что мы проверяем и как).

2. Измерение достигнутых результатов и соотнесение с ожидаемыми результатами (мы должны измерить количество ошибок  и т. д.).

3. На основании этого сравнительного анализа проведение корректировки управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличатся от установленных стандартов.

Дистанционный контроль

В ЦДП применяются несколько видов контроля. Прежде всего -  контроль по удаленности, так называемый дистанционный. Наши региональные подразделения - это не обособленные предприятия, они являются удаленными подразделениями ЦДП, поэтому дистанционный контроль осуществляется из центрального офиса компании в Москве региональными кураторами. Сейчас у нас пять кураторов, каждый из которых целиком и полностью отвечает за свой регион. То есть у нас есть конкретный человек, с которого можно cпросить за деятельность Нижнего Новгорода или Самары. Это управленец в центре.

Штатом регионального представительства осуществляется прямой контроль непосредственно в регионах. Структура представительств копирует московскую: в Москве в департаменте продаж есть управляющий территорией, у которого в подчинении супервайзеры и торговые представители (мерчендайзеры на местах). Система контроля простроена и отлажена хорошо: в нее входят  плановые и внеплановое проверки, проверки качества выкладки, проверки остатков товарных запасов (есть ли просроченные издания). Все менеджеры региональных представительств проходят у нас обучение - как в Москве, так и с выездом столичного менеджера в регионы. Более того, наши региональные менеджеры не просто сами проходят обучение, а получают квалификацию менеджера по обучению, то есть они могут еще обучать персонал в своем регионе.

Функциональный контроль

Контроль товарных потоков (прямой и обратный) в основном осуществляется отделом товародвижения в Москве посредством спецотчетности: это ревизии (еженедельно мы снимаем остатки всей продукции в каждой торговой точке), дозаказы, отчеты супервайзеров.

Оказание услуг мерчендайзинга осуществляется с мест через торговых представителей отделов продаж регионов. Сюда включаются фотоотчеты, отчеты по количеству времени, отработанному каждым торговым представителем в каждой конкретной точке.

Документооборот - очень важная для нас составляющая. Мы потратили много сил для того, чтобы установить порядок оформления и доставки документов, и предприняли серьезные меры, чтобы документы больше не терялись. Ведется этот контроль в функциональном разрезе бухгалтерией «ЦДП Москва». Из Москвы одновременно с поставкой товара осуществляется ежедневная отправка документов по региональным точкам - это прямой поток документов. Обратный поток приходит к нам с каждой торговой региональной точки раз в неделю (спецсвязью через «Почту России»).

Средства контроля

Средств контроля несколько. Прежде всего это конечно наше программное обеспечение -собственное ноу-хау компании, которое осуществляет контроль всех бизнес-процессов. Нельзя не упомянуть управленческие средства контроля: мы стремимся задействовать лучших специалистов отрасли, и именно кадровая политика ЦДП позволяет, на мой взгляд, отбирать действительно инициативных, творческих, активных людей. У нас - командный способ управления, нет авторитаризма, но есть жесткий контроль.

Текущий контроль предполагает еженедельное обновление карт региона, информации по состоянию оборудования, рекламных инструментов и пр. В систему еженедельного обновления карт регионов входит также мониторинг торговых точек конкурентов: какой в них ассортимент, какие цены на полках, где открываются новые точки. Это позволяет региональным кураторам понимать ситуацию в своих регионах.

Плановый контроль - это ежемесячные, еженедельные отчеты супервайзеров (начальников отделов продаж) о ситуации на каждой торговой точке; еженедельные отчеты по логистике об исполнении графика поставок, вывоза возвратов и другие спецотчеты. Они свидетельствуют о результатах деятельности каждой торговой точки в каждом регионе.

Внеплановые проверки

Мы любим проводить внеплановые проверки, причем на самом высоком уровне. Генеральный, коммерческий или я, исполнительный директор, периодически прилетаем в город, имея на руках список торговых точек. В результате, мы можем оценить реальную ситуацию в каждой конкретной точке. И если раньше наблюдалось сильное расхождение между поступающими к нам из регионов отчетами и тем, что мы видели своими глазами, то сейчас неожиданностей при таких внеплановых проверках обнаруживается все меньше и меньше. Это очень радует. Мы очень заинтересованы в том, чтобы издательские дома знали, что мы действительно выполняем взятые на себя обязательства и обеспечиваем присутствие их продукции в каждой торговой точке ровно столько времени, сколько предусмотрено нашим договором.

Кадровые перемены

После прихода нового руководителя департамента региональных продаж и изменения политики центрального офиса ЦДП в отношении контроля регионов у нас поменялись многие руководители на местах. Появились другие требования, более жесткие, более прозрачные, более понятные, которые в то же время не позволяют никому уклоняться от ответственности. И мы сейчас очень довольны, у людей появилось понимание. Я считаю, что если человек думает, если он понимает, что он делает - он делает это хорошо. И в данном случае принцип «Новая метла по-новому метет» сработал на положительный результат - растет товарооборот, растет доходность, развиваются регионы и местные сети.

Случай из практики

Есть категория людей, которые очень хорошо говорят, но мало делают. Мы стараемся не наступать на эти грабли, но всякое бывает. Так, за последний год мы поменяли третьего руководителя ярославского представительства. Отчеты мы получали хорошие и своевременно (еженедельно и ежемесячно), а когда поехали с проверкой, обнаружили просроченные издания на полках, увидели, что нет порядка. Взяли на это место другого сотрудника, обучили его, представитель Москвы туда приезжал каждую неделю - через какое-то время ситуация повторяется, как под копирку. Сейчас на этой должности уже третий человек - надеемся, что теперь работу удалось наладить.

Проекты на ближайшую перспективу

Выдержать серьезную конкуренцию нам удается благодаря гибкому реагированию на изменение рынка, внедрению новых технологий, в том числе содержащих логистические компоненты. Так, в Москве у нас открыт проект, который, я надеюсь, будет внедрен и в регионах. Мы разработали технологию обслуживания низкодоходных точек, точек формата «магазин у дома», позволяющую существенно сократить затраты и вместе с тем существенно улучшить оснащенность торговых представителей и повысить их ответственность. ЦДП планирует снабдить торговых представителей терминалами сбора данных (либо миниКПК - в зависимости от точки), что выведет их работу на качественно новый уровень. Использование этого оборудования позволит также учитывать количество присутственного времени в каждой торговой точке и снимать фотоотчеты - с тем, чтобы издатели в режиме онлайн могли наблюдать, как в каждом региональном супермаркете выставлены их издания. Проект оснащения торговых представителей и обслуживания низкодоходных точек должен стартовать в ближайшее время. Это будет еще одним нашим конкурентным преимуществом, очень крупным. Мы сможем более качественно обслуживать регионы и брать магазины, с точки зрения нашей текущей технологии, для нас убыточные. За счет сокращения затрат, после внедрения проекта мы будем более широко представлены в регионах.