Повышение эффективности работы РА

Чтобы повысить эффективность работы рекламного агентства, необходимо устранить факторы, которые оказывают негативное влияние на результат его деятельности. В настоящей статье мы рассмотрим подробно наиболее важные моменты, и проанализируем варианты их устранения.

Проблемы с персоналом

Человеческий фактор был и остается одним из решающих при определении возможности успеха компании. И степень лояльности сотрудников самым прямым образом влияет на эффективность работы рекламного агентства: низкая лояльность и, как следствие, качество работы, может нанести непоправимый урон репутации, а потеря репутации для агентства практически равносильна разорению. Поэтому вопрос о повышении лояльности персонала рекламного агентства остается одним из самых актуальных.

Чтобы на него ответить, стоит вспомнить, что лояльность представляет собой скорее эмоциональную характеристику, чем реакцию на материальное вознаграждение. Согласно исследованиям, комфортный психологический климат очень часто оказывает сильное влияние на решение сотрудников о выборе или смене места работы.

Помимо взаимоотношений между коллегами, важно так же поощрение и признание заслуг со стороны руководства, как финансовое, так и нематериальное. Положительные эмоции, которые испытывает человек, уверенный в том, что делает полезное дело и его труд необходим, на подсознательном уровне ассоциируются с компанией.

Помимо низкой лояльности, неправильная кадровая политика может привести к появлению регулярно повторяющихся проблем в рабочем процессе. Например, неправильный тренинг полевого персонала значительно увеличивает сложность работы менеджеров проектов. Невнимание к сотрудникам со стороны руководства может привести к выбору неэффективного варианта выполнения работы  и, соответственно, снижению ее качества и увеличению времени исполнения. Неправильная оценка деловых качеств человека - к неэффективному использованию его труда, снижению возможной прибыли.

Проблемы с организацией рабочего процесса и менеджментом

 Чтобы приблизиться к максимальной производительности труда и эффективности рабочих процессов, необходим тщательный статистический анализ данных процессов, который помогает выявить нерациональное использование ресурсов, времени или применение не самых продуктивных методик.

Например, причиной значительных временных затрат на некоторые операции может быть строгий регламент, когда согласование дел внутри компании занимает неоправданно большие сроки - обычно это характерно для крупных агентств. Решением может быть смягчение инструкций, реорганизация процесса, либо жесткая установка сроков ответа для всех участников, то есть ограничение времени принятия решения по внутренним вопросам, ответов на запросы или рассмотрения служебных записок. Например, обязательный ответ в течение восьми рабочих часов. При постоянном «откладывании» проблем - это может помочь.

Другой причиной нерационального использования рабочего времени может быть большой объем работы с документацией - сведение и поверка отчетов, подготовка данных для статистических либо аналитических целей, - причем, именно механического характера, то есть не используя специальные профессиональные знания сотрудников. Такие действия необходимо автоматизировать, благо в настоящее время есть множество специальных программ, созданных для упрощения работы. Например, одной из интересных программ является Промоплан, она позволяет до минимума сократить время, затрачиваемое на сведение данных в рамках BTL и трейд-маркетинговых проектов; выводить статистику и проводить анализ этих данных в течении пары минут, создавать презентации и отчеты необходимого вида - конструктор весьма гибкий, - при этом оповещая ответственных сотрудников обо всех сложностях и заменах в режиме реального времени, что так же помогает более  рационально использовать рабочие часы.

Проблемы с финансированием

Здесь подразумевается не отсутствие клиентов, а нерациональная система оплаты за проекты, то есть, в большинстве случаев, задержка денег на определенный (или неопределенный) срок. Рекламное агентство лишается возможности реализовывать новые проекты на время просрочки платежа, вовремя материально стимулировать своих сотрудников, что снижает их лояльность, то есть из-за данных моментов качество выполняемых работ и эффективность ведения деятельности рекламного агентства снижается.

Есть несколько способов решить эту проблему. Прежде всего, стоит тщательно навести справки о заказчике, если РА собирается с ним работать впервые. Это могут быть отзывы на специальных форумах, т.н. «черные списки»; либо, если дело происходит в регионе, справки можно навести вручную - если город не слишком большой; имеет смысл узнать реквизиты клиента, и проверить по ИНН и названию, не заведено ли на компанию судебное дело, нет ли у нее уже долгов, это можно сделать на сайте арбитражного суда.

Если сознательное мошенничество не предполагается, а нужно просто наладить бесперебойное финансирование, то стоит установить перманентный поток заказчиков с примерно равными сроками просрочки, так отсрочка платежа будет не так заметна и болезненна. Если конкурентоспособность рекламного агентства позволяет, лучше ввести поэтапную схему оплаты, либо ввести штрафные санкции в договор за невыплату в срок.

Проблемы с поиском заказов

Конкуренция на рекламном рынке огромная, особенно ярко это выражается на региональном уровне. В среде, где перечень предоставляемых услуг и ценовая политика агентств примерно сопоставимы, вопрос о поиске и удержании заказчиков встает особенно остро.

Для нового агентства, только вышедшего на рынок, эффективнее всего использовать демпинг, чтобы заработать репутацию и собрать портфолио, необходимое для дальнейшего продвижения. Так же для привлечения клиентов полезно повысить привлекательность своего рекламного агентства,  заняться брендообразованием. Узнаваемости бренда можно достичь путем регулярных публикаций в тематических СМИ, как печатных, так и на Интернет-порталах. Интересные и полезные статьи о продвижении либо на иные рекламные тематики привлечет внимание к агентству, вызовет интерес потенциальных клиентов и продемонстрирует высокий уровень профессионализма РА.

Для удержания существующих клиентов эффективным будет повысить прозрачность рабочих процессов, продемонстрировать клиенту все этапы работы над его проектом. Проще всего это сделать, предоставив заказчику online-доступ к соответствующему ПО. Например, при использовании программы Промоплан, клиент может наблюдать работу над проектом поэтапно в режиме online, получать и анализировать промежуточную отчетность, видеть посещаемость и фото-отчеты с каждой точки, и многое другое. Это повышает его доверие и лояльность по отношению к выбранному агентству, не говоря уже об экономии времени и нервов. Таким образом, прозрачность в отношениях с клиентом значительно увеличивает шансы на дальнейшее сотрудничество.